Jobdesk Tim Support Administrasi Umum Pabrik Kelapa Sawit

 

Yang gak berhelm, tim adminstrasi/ umum yaa. (Foto perpisahan) :D

 Pembukuan/ Kasir

1. Menerima dan periksa dokumen klaim pembayaran (kelengkapan dokumen dan kesesuaian perhitungan)
2. Membuat dan menandatangani voucher kas dan bank
3. Menyerahkan voucher kas dan bank kepada KTU untuk dilakukan verifikasi sebelum diserahkan ke MM dan dilakukan penginputan
4. Melakukan pembayaran sesuai voucher kas dan bank yang sudah ditandatangani lengkap
5. Menerima pembayaran dan atau pengembalian dana serta membuatkan voucher kas terima
6. Melakukan penyimpanan dana kas pada brangkas dengan pengamanan kunci manual dan kombinasi
7. Membuat buku monitoring kas dan mencatat transaksi penerimaan & pengeluaran kas setiap ada transaksi
8. Membuat buku monitoring bank dan mencatat transaksi penerimaan & pengeluaran bank
9. Input jurnal kas dan bank di SAP (FV60; F-63)
10. Membuat alokasi penggunaan dana sesuai saldo kas dan bank
11. Bersama KTU melakukan cash opname dan membuat BA cash opname yang ditandatangani Pembukuan/Kasir, KTU, MM
12. Menagih uang muka yang belum dipertanggung jawabkan
13. Membuat & Memeriksa Jurnal Acrual Hutang Kontraktor
14. Membuat & Memeriksa Jurnal Acrual Hutang Supplier
15. Membuat & Memeriksa Jurnal Acrual Klaim Pembayaran
16. Membuat & Memeriksa Jurnal Alokasi ORBIAR
17. Membuat Jurnal Alokasi RK Antar Unit
18. Memeriksa Akurasi Pembebanan dengan KTU
19. Mengarsipkan dokumen pendukung jurnal (Fileing)
20. Membuat laporan kas & bank mingguan dan meminta tandatangan KTU, MM
21. Membuat Monitoring Hutang Warung & Koperasi
22. Membuat PDO remise periode bulan berjalan
23. Membuat monitoring outstanding pembayaran
24. Membuat monitoring outstanding uang muka
25. Membuat rekonsiliasi bank SAP vs buku monitoring
26. Membuat monitoring Hutang & Piutang (FBL1N ; FBL3N)
27. Membuat & Memeriksa Jurnal Alokasi SKUR
28. Membuat & Memeriksa Jurnal Alokasi Selisih Harga Beras
29. Membuat & Memeriksa Jurnal Rekonsilisasi Bank
30. Memeriksa Jurnal Payrol (Gaji, Beras, BPJS, Dll)
31. Membantu KTU Membuat Laporan analisa biaya
32. Membuat PDO dan pengajuan untuk verifikasi
33. Membuat RBY dan pengajuan untuk verifikasi
34. Melakukan pengecekan terhadap kelengkapan dokumen RBY (Remise I & II)
35. Membuat SPK dan permohonan pembayaran sewa sep. motor staf
36. Melaksanakan tugas lain yang diistruksikan KTU, MM

Admin Umum/ Personalia/ Payroll

1. Memastikan SPL
2. Memeriksa kelengkapan SPL, dokumen pendukung dan kesesuaian absensinya
3. Menyerahkan SPL dan dokumen pendukung untuk diperiksa dan tandatangan KTU, MM
4. Input absensi sesuai BKM yang sudah ditandatangani lengkap ke PMS
5. Mengambil barang di gudang sesuai BPB
6. Membuat dan update data Asset Perusahaan (Mesin, Alat, Elektronik, dll)
7. Membuat dan mengarsipkan Surat Masuk & Keluar
8. Menyiapkan Pengantar Berobat Karyawan & Mengarsipkannya
9. Membuat Monitoring Sekolah & Pendidikan Anak Karyawan
10. Membuat Monitoring Poliklinik (Pasien, Obat, SPB, Klaim RS)
11. Memastikan kelayakan mess
12. Membuat Laporan Kebutuhan Beras Karyawan kantor dan teknik
13. Membuat PDO Umum
14. Membuat perhitungan kebutuhan obat P3K dan permintaan pembelian manualnya
15. Membuat Laporan BPJS Ketenagakerjaan & Kesehatan
16. Membuat daftar upah non payroll 
17. Laporan Bulanan Ketenagakerjaan & Umum (LBKU)
18. Membuat monitoring absensi dan turnover karyawan
19. Membuat dan update data Kepemilikan Kendaraan Staff (MKK)
20. Membuat Laporan Bulanan K3
21. Membuat monitoring pembagian tunjangan natura staf
22. Menyiapkan surat perintah lembur (jika ada)
23. Memeriksa Aktual Lembur vs SPL (jika ada)
24. Memproses Persetujuan Perubahan Status Karyawan (PPSK)
25. Menerbitkan Surat Perubahan Status Karyawan (SPSK)
26. Menyiapkan Surat Perjanjian Kerja Karyawan Baru
27. Menyiapkan Surat Keterangan Kerja Karyawan Keluar
28. Menyiapkan Penghitungan Hak Terakhir Karyawan Keluar
29. Membuat Monitoring Cuti Karyawan
30. Membuat surat permohonan dan keterangan cuti
31. Menyiapkan Perjalanan Dinas Karyawan & Memeriksa LPJ
32. Memeriksa Klaim Pengobatan Staff dan Kirim HO
33. Memproses Klaim BPJS Kesehatan dan Ketenagakerjaan
34. Menyiapkan dan Mengarsipkan Dokumen Pelatihan Non Staff
35. Mengurus Ijin Operator Alat Berat & Ijin Alat Berat
36. Mengurus Pengelolaan Perumahan Karyawan
37. Input Data Master Karyawan Baru di PMS
38. membuat monitoring Pajak, KIR dan Ijin angkut kendaraan
39. Membuat permintaan pengambilan (Bon) warung/ Koperasi kebutuhan konsumsi kantor dan mess
40. Membantu pembuatan administrasi Mgr. CD & Security
41. Membantu pembuatan administrasi CSR
42. Menyiapkan Dokumen Wajib Lapor Ketenagakerjaan
43. Melaksanakan tugas lain yang diinstruksikan KTU, MM

Inventory/ Purcashing

1. Melakukan reservasi untuk BPPB
2. Entry BPPB/GI untuk material chemical & Minyak Solar di SAP
3. Entry BPPB/GI di SAP untuk material bahan pembantu dan spare part
4. Memeriksa kelengkapan dokumen BPPB sebelum dilakukan reservasi & GI
5. Memastikan semua BPPB sudah ditandatangani lengkap untuk selanjutnya dilakukan Reservasi & GI
6. Memastikan kelengkapan dokumen penerimaan sebelum dilakukan GR
7. Memastikan keakurasian pembebanan biaya
8. Membuat Permintaan material (PR) untuk kebutuhan operasional
9. Memastikan permintaan PR sudah sesuai dengan spesifikasi yang diminta oleh user
10. Menerbitkan PO Lokal sesuai PR jika ada pelimpahan
11. Good Receive untuk PO Lokal
12. Memeriksa & upload LHU MILL (Cek RA)
13. Membuat monitoring Out Standing PR
14. Membuat PR Prioritas berkoordinasi dengan user
15. Bersama KTU dan Ka. Gudang Melakukan Stock Opname Gudang vs SAP
16. Melaksanakan tugas lain yang diistruksikan KTU

Gudang

Penerimaan Barang (GR)

1. Memeriksa kesesuaian surat jalan, spesifikasi barang, kondisi barang dan jumlah barang
2. Menandatangani dokumen penerimaan barang
3. Mencatat administrasi penerimaan barang pada bin card dan Monitoring Penerimaan Barang
4. Input penerimaan barang pada SAP (GR)
5. Khusus penerimaan proses penerimaan BBM mengacu SOP yang ada

Pengeluaran Barang (GI)

1. Memastikan bon permintaan/ pengeluaran barang (BPPB) sudah ditandatangani lengkap (Asisten, KTU, MM)
2. Memastikan BPPB sudah di reservasi pada SAP
3. Menuliskan kembali pada BPPB jumlah barang pada kolom dikeluarkan sesuai jumlah fisik yang dikeluarkan 
4. tetapi tidak boleh melebihi jumlah yang diminta termasuk di SAPnya tidak boleh melebihi reservasi
5. Meminta tandatangan dan nama jelas personil yang menerima barang pada BPPB dan paraf pada bin card
6. Menandatatangani BPPB
7. Mencatat administrasi pengeluaran barang pada bin card dan Monitoring pengeluaran Barang
8. Input pengeluaran barang pada SAP (GI/ GT)

Lain-lain

1. Menyusun barang dengan rapi sesuai dengan pengelompokkan nya.
2. Menjaga kerapihan dan kebersihan gudang dan lingkungan sekitarnya
3. Menjaga kerapihan dan kebersihan gudang dan lingkungan sekitarnya
4. Koordinasi dengan Asst/KTU/MM untuk kertersedian Stock Spare Part, bahan pembantu dan chemical 
5. yang akan dimintakan/PR
6. Membuat Rekap Stock Spare Part Buch Press, Press & Chemical untuk persediaan dan pelaporan ke HO
7. Melakukan sounding harian terhadap stock BBM (solar) untuk melihat kesesuaian pengeluaran solar 
8. Melakukan sounding harian terhadap stock BBM (solar) untuk melihat kesesuaian pengeluaran solar
9. berdasarkan BPPB, flow meter dan fisik solar (PIC : Ka. Gudang, KTU, Security)
10. Membuat laporan Slow moving dan Dead stock
11. Mengarsipkan semua dokumen penerimaan dan pengeluaran barang
12. Melaksanakan tugas lain yang diinstruksikan KTU